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6/24(金)

勤務先で、昨年に政府からの補助金を受けたことで、その報告書を作成した。

報告システムが電子化されており、ネットで必要項目を打ち込んでいく形になっている。

そのマニュアルが、今年の初めぐらいに送られてきた。

約70ページに及ぶボリュームであり、締め切りが半年先ということもあって、ずっと放置していた。

先月ぐらいから読み始めたものの、何回も途中で挫折してしまった。

理由はいくつかある。

一つ目は、ワンセンテンスがあまりにも長過ぎて、その文の中に、「また」「あるいは」などが繰り返し出てくるので、区切りがどこかがわからないところにある。

さらに、「何ページの○○の項を参照」といった表現が至るところで使われている。

そのたびにページを繰って調べなければならない。

すると、飛んだ先のページでも、また「何ページの○○の項を参照」と書かれていて、まさに右往左往状態である。

二つ目は、例外的な事柄への対処の仕方の説明にも、相当な分量の紙面を使っていることである。

たとえば、補助金を受けて購入した機械を担保にして金融機関から融資を受けた場合の処置について、長々と書かれているのだ。

普通は起こり得ない事態を想定して、そのシチュエーションごとでの手続きを書いているのだから、ノーマルな会社では煩雑なだけで意味がないのだ。

もっとも、この部分に関しては今の世の中では、やむを得ないかもしれない。

もしそういった事例が書かれていなければ、その点の不備を責めてくる人もいるようだから。

3つ目は、ごく一部ではあるが、指示されている用語の意味がわからないところがあった点。

たとえば、決算書の数字の「人件費」を打ち込む項目があったが、「人件費」に含まれるものとして、給料手当、福利厚生費、労務費などと説明が書かれていた。

しかし、「退職金」があげられていないのである。

普通は「退職金」はれっきとした「人件費」であるはずだが、それがないというのは、なぜかと。

私にはわからないので、サポート事務局に電話をして尋ねたら、
「今後、5年間にわたっての経年変化を見るための数字ですので、イレギュラーに発生する科目は除外してください。」
とのこと。

それならそれで、「退職金は対象外です」と注意書きしてくれればいいのに。

・・・・と、何かとフラストレーションをためながらではあったが、入力作業にかかったら、正味、10分もかからずに作業は終わった。

プリントアウトして、社内的に担当者にチェックを受けているところである。

問題なければ正式にデータ送信して、本件は一件落着となる。

ひとごとのような書き方をしたが、物事をわかりやすく説明するというのは、実は、難しいことなのだと思う。

大いに自戒せねばならない。

 
20 : 04 : 03 | 日記 | トラックバック(0) | コメント(4) | page top↑
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コメント
こんにちは♪

うぁ~ダメです!
こういうのは見ただけで拒絶反応です。
もっと簡潔に分かりやすく説明してほしいものです。
by: きっちゃん♪ * 2016/06/25 12:19 * URL [ 編集] | page top↑
更なる 修行を!
こんばんは~♪

案内文章を作成したり、
マニュアル片手に 申込書を作成したり
ちょっとだけ、似通った仕事をしているので、
まるでの他人事ではなく思いました。

>物事をわかりやすく説明するというのは、
 実は、難しいことなのだと思う。

これが、一番身に沁みました。
口頭で説明するのは、意外と簡単ですが
文章にするのは、至難の業です。

更なる 修行を積まねば・・(笑)
by: ヨンヨン * 2016/06/25 20:07 * URL [ 編集] | page top↑
きっちゃん♪へ

作業が完了したときに思ったのは、マニュアルなしに入力をして、わからない部分があれば、サポートに電話をする、という形が最も効率的であったということ。
入力画面に出てくる説明のほうが、むしろわかりやすいでした。
by: 声なき声 * 2016/06/25 22:09 * URL [ 編集] | page top↑
ヨンヨンさんへ

専門のかたからのコメントをいただき、恐縮しています。
失礼な物言いがあったかもしれませんが、他意は一切ございませんので、お許しください。
そういえば、20年以上前のこと、パソコンの使い方を新入写真のために文章化したことがあったのですが、
「マウスのダブルクリック」
をどう書けばいいかと悩んだことがあります。
結局は、目の前でマウスを操作すれば、すぐに理解してくれました。
もっとも、今では、新入社員のほうがパソコンの扱い方はよく知っていることでしょうが。
by: 声なき声 * 2016/06/25 22:18 * URL [ 編集] | page top↑

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Author:声なき声

昭和27年に生まれ、平成29年に職業生活をリタイヤ。 現在、北摂のマンションに在住。   

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